Kegiatan PR dalam pembagian tanggung jawab
Public Relations (PR) merupakan instrument untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. PR harus mampu membantu pimpinan, karyawan, investor, masyarakat, dan lain-lain untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi terkait dengan perusahaan/ organisasi.
Menurut Danandjaja (2011:66), tugas dan tanggung jawab PR dalam suatu perusahaan dikenal dengan sebutan “potential public relations duties” adalah:
1. Mencari atau menyeleksi karyawan
2. Mengkoordinir hubungan dengan media cetakan dan media elektronik
3. Mengkoordinir aktivitas dengan anggota legislative
4. Mengarang musik interaksi dengan masyarakat
5. Memenej hubungan dengan masyarakat pemodal
6. Mendukung aktivitas
7. Mengkoordinir institusi menyebarkan “brosur” kepada public
8. Mengkoordinir hubungan dengan kelompok khusus
9. Memenej iklan yang menggambarkan kelembagaan atau produk
10. Mengkoordinir grafik dan jasa fotografis
11. Riset pendapat
12. Memenej pemberian penghargaan
13. Mengkoordinir kegiatan “special event”
14. Manajemen konseling
Dalam hal ini, seorang public relations harus memiliki pengetahuan yang luas tentang bagaimana mengkoordinir dan mengatur suatu kegiatan/agenda dapat berjalan dengan lancar dan sukses dilaksanakan.
Contoh kasus:
Ketika perusahaan Nestle mengalami krisis, dimana krisis tersebut timbul karena produk-produk Nestle terdapat DNA daging kuda, PR dari Nestle harus cepat mengambil tindakan. Tugas utama yang dilakukan oleh PR Nestle adalah menarik produk-produknya dari pasaran, dan menjelaskan kepada publik tentang kebenaran informasi tersebut secara nyata. Hal tersebut dilakukan agar kepercayaan publik bias terjaga, dan publik tetap setia dengan produk-produk Nestle. Namun, ada tantangan tersendiri bagi PR Nestle, yakni pemberitaan media yang semakin berkembang mengenai informasi tersebut. Pemberitaan buruk bagi Nestle, merupakan berita yang baik bagi media. Oleh karena itu, PR dari Nestle harus segera mengadakan konferensi pers untuk mengklarifikasi, menjelaskan, dan menjawab dugaan kasus tersebut agar berita itu tidak meluas dan krisis bias segera diatasi. Tentunya dengan bukti-bukti nyata, langkah konkrit, dan bertanggung jawab kepada publik.
B. Kegiatan PR dalam penyusunan jadwal
Menurut SMITH (2005) terdapat 2 pertimbangan dalam menyusun jadwal yaitu:
a. Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan
b. Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan
Cara-cara yang dapat digunakan dalam menyusun jadwal kegiatan:
· Mundur kebelakang dari tanggal kegiatan yang telah ditentukan, atau
· Memetakan setiap kegiatan yang telah teridentifikasi dalam flow chart (peta aliran kegiatan)
Contoh flow chart:
No
|
Kegiatan
|
AGUSTUS
| |||
Minggu I
|
Minggu II
|
Minggu III
|
Minggu IV
| ||
1
|
Perencanaan
| ||||
2
|
Penulisan bahan
| ||||
3
|
Editing
| ||||
4
|
Draft lengkap
| ||||
5
|
Cetak
| ||||
C. Kegiatan PR dalam menyusun anggaran
Menurut CUTLIP, CENTER, DAN BROOM (1994)
Ada 4 kemungkinan dalam penyusunan anggaran PR
1. Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk presentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan
2. Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran
3. Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan
4. Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/organisasi
Kategori anggaran kegiatan PR menurut SMITH(2005)
· PERSONALIA: pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan kehumasan
· BAHAN-BAHAN MATERI: bahan/materi yang digunakan untuk kepentingan program seperti ATK, alat-alat produksi, dll
· MEDIA COSTS: pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli ruang dan waktu. Misalnya: iklan
· ALAT DAN FASILITAS: misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll
· ADMINISTRATIVE ITEMS: contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya perjalanan, komunikasi, dll
Jenis-jenis penggolongan anggaran:
· Anggaran tetap & anggaran tidak tetap
· Biaya administratif & biaya program
· Anggaran proyek & anggaran rutin
